WHISTLEBLOWER-SYSTEM (WBS)

Formålet med dette Whistleblower-system (WBS) er at sikre, at ansatte ved og alle øvrige interessenter, der har en relation til FJORDGAARDEN muligheden for at rejse deres betænkeligheder og/eller alle forhold omkring alvorlige lovovertrædelser og/eller øvrige alvorlige forhold samt misbrug, sikkert på et fortroligt grundlag gennem et Whistleblower-system (WBS) – uden at frygte for diskriminering, repressalier og/eller disciplinære sanktioner.

FJORDGAARDEN har implementeret et Whistleblower-system, hvor du kan gøre opmærksom på og indberette handlinger og undladelser, som er ulovlige, alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold vedrørende og omkring FJORDGARDEN. 

WBS kan tilgås via brug af e-mail, et telefonopkald (anonymt eller ikke anonymt) eller du kan endda bede om et fysisk møde vedr. Whistleblowing-forhold med Konsulenten nedenfor. 

Whistleblower-Konsulenten er: 

Peter Strandgaard (herefter Konsulenten), 
Negivin Aps, Lillevang 8, 7190 Billund
Email: Negivin@hotmail.com
Tlf.: +45 25256113

Konsulenten er ekstern og modtager indberetninger, følger op på indberetninger og giver feedback til dig/whistlebloweren, d.s.v. håndterer alle forhold der rapporteres om, og vil tillige forestå efterforskning og rapportering til FJORDGAARDEN’s bestyrelse. 

Konsulenten er tilgængelig via e-mail, telefonisk - og kan deltage i et fysisk møde, om nødvendigt. Konsulenten har tavshedspligt.

Der er sikret fortrolighed omkring whistleblowerens identitet. Man er anonym i alt rapportering til bestyrelsen (medmindre whistlebloweren udtrykkeligt samtykker til videregivelse af sin identitet/oplysninger, som kan identificere vedkommende). 

Whistlebloweren modtager en bekræftelse 7 dage efter indberetningen. Der følges løbende op på indberetningen af Konsulenten. Og whistlebloweren modtager et feedback hurtigst muligt, og almindeligvis ikke senere end 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen, dog kan der i behørigt begrundede tilfælde gå op til 6 måneder. 

Whistlebloweren modtager tillige meddelelse om det endelige, begrundede resultat af anmeldelsen (Indenfor ovennævnte frister). Konsulenten kan afvise indberetninger, som ikke er omfattet af WBS-ordningen eller som fx er bagatelagtige.

Hvis du er medarbejder hos FJORDGAARDEN, opfordres du til at overveje at rejse forholdet via bestyrelsensformand, direktøren og/eller den øvrige ledelse. Hvis dette ikke er en mulighed, er du velkommen til at rapportere via WBS. 

Hvad kan rapporteres:

Medarbejdere hos og interessenter omkring FJORDGAARDEN kan bruge WBS til at rejse og/eller rapportere forseelser eller forhold omkring FJORDGAARDEN, der er relateret til handlinger og undladelser, som fx er: 

• Ulovlige
• Alvorlige lovovertrædelser, og/eller andre alvorlige handlinger/undladelser
• Regnskabsmæssig manipulation
• Misbrug af aktiver
• Bedrageri, bestikkelse eller korruption
• I strid med konkurrencelovgivningens overholdelsespolitik og love (f.eks. Prisfastsættelse), markedsmanipulation eller misbrug af dominerende stilling
• Alle former for økonomisk forseelse eller alvorlige uregelmæssigheder af generel og/eller operationel karakter fx overtrædelse af love og regler, herunder forurening- og/eller miljølove o.s.v. 
• Misligholdelse af FJORDGAARDEN etiske-, nedskrevne pligter. 
• Vold, overgreb og diskrimination af eller mod medarbejdere

Hvad kan ikke rapporteres:

Spørgsmål af mindre alvorlig karakter håndteres muligvis ikke som beskrevet i WBS, men kan afvises. 

Sådanne spørgsmål inkluderer f.eks. mobning, samarbejdsproblemer, inkompetence, fravær, overtrædelse af politikker såsom stoffer eller alkohol (bortset fra alvorlige overtrædelser af sikkerhedsrelaterede politikker), e-mail- og internetpolitik osv.

Når en rapportering er indenfor whistleblower-omfanget, er du beskyttet mod enhver form for gengældelse, diskriminerende eller disciplinær handling, som følge heraf, herunder opsigelse af beskæftigelse, degradering, suspension, trusler eller enhver anden form for chikane. En sådan beskyttelse gælder dog ikke, hvis systemet misbruges f.eks. hvis du med vilje eller i ond tro og imod bedre vidende fremsætter en falsk påstand.

Rapporten og de indsamlede oplysninger bliver slettet:

1. Hvis rapporten er; (i) uden for anvendelsesområdet for reglerne, (ii) er åbenbart ubegrundet, eller (iii) hvis der ikke foretages nogen handling i forhold til indberetningen, fordi den fx er bagatelagtig.
   
   
2. Lige efter afslutningen af sagen, eller hvis der er indgivet anmeldelse til myndighederne.
   
   
3. Hvis der ikke træffes yderligere handlinger.
   
   
4. Senest 5 år efter tidspunktet for medarbejdernes afgang, hvis der sættes disciplinære sanktioner over for den rapporterede medarbejder. 
   
   Den dataansvarlige for databehandling under denne rapportering er (Hotel Fjordgaarden A/S, Vester Kær 28, 6950 Ringkøbing). Hvor der står FJORDGAARDEN ovenfor omfattes dette såvel Hotel Fjordgården A/S, CVR 30819926 samt KF 2020 A/S (Kurbad Fjordgaarden), CVR 41022264.

22-06-2021